【文章力】仕事ができない人認定される文章10選

こんにちは。
今回はビジネスマン必見の内容です。
マコナリ社長が説明していたので、文章として紹介しています。

ビジネスで仕事できない人認定される文章10選

逆説が使われている

逆説を使うのはやめましょう。
逆説とは、「が」「しかし」「一方」などの接続詞のことで、前に言ったことと逆のことを言う時に使います。

◎例
NG：先日お送りいただいた見積書ですが、部長の承認が下りました。
OK：先日の見積書に部長承認が下りました。

◎NGの理由
・例文の「が」は、逆説の使われ方になっていない。
・文章が強調されるだけ。
・前置きは不要。
・文章が長い

◎改善策
・最初から一番言いたいことを伝える。
・逆説を使いたい時は「ので」を使う。
・小説を書くときは使っても良い。

順接が多用されている

順接を多用するのはやめましょう。
順説とは、「また」「加えて」「さらに」「そして」「しかも」「その上」の接続詞です。

◎例
NG：私は会議でA案を提案しました。さらに、代替案Bも提案しました。加えて、バックアップ案Cも提案しました。
OK：私の提案は3案あります。１つ目がA案。２つ目がB案。3つ目がC案です。

◎NGの理由
・適当に書いているように見える。
・聞き手は分かりにくい。

◎改善策
　聞き手の受け入れ態勢を整えるため、「3つあります」を使う。

丁寧すぎる文章

丁寧すぎる文章を書くのはやめましょう。
丁寧すぎる文章は、正しさに縛られたの奴隷です。
文章を伝える一番の目的は「相手に正しく伝わること」です。

◎例
NG：先日はお忙しい中、打ち合わせにご参加頂き誠にありがとうございました。今後の業務進捗に関して、下記の通りご報告申し上げますので、お手数をかけし大変恐縮ですが、ご確認よろしくお願い致します。
OK：先日の打合せありがとうございました。下記業務進捗のご確認お願いします。

◎丁寧すぎる文章がNGの理由
・卑屈で堅い印象を与える。
・送る側も送られる側も緊張する。
・全員が損する

◎改善策
・スピーディーに、読むだけですぐ頭に入ってくる文章を作る。
・バカ丁寧な文章より、相手への気遣いがある。
・書く時間も読む時間も短くてお互いメリット。
・「確認させて頂きます」ではなく「確認します」にする。

小学生の作文調

小学生の作文調に書くのはやめましょう。
起こったことが時系列で書いてあるのが小学生の作文です。
相手に「それで？」と言われるのは2流。「それでいこう！」と言わせるのが1流です。

◎NGの理由
・ダラダラ書いても誰も読まない。

◎改善策
・ピラミッド構造を作る。
・短い時間で、膨大な情報を処理できるように工夫する。

「→」が使われている

「→」は汎用性が高いですが、多用してはいけません。使うのをやめしょう。

◎例
NG：会員制のBarを運営
　→2030年オープン
　→芸能人○○監修
　→オープン前に1000万円集める

◎NGの理由
・→の意味を間違えている。
・因果関係を示すときだけに使う。
・よく意味が分からなくなくなる。

◎改善策
　「→」は使わない

見出しに関係ないことが本文に書いてある

見出しに関係ないことを本文に書くのはやめましょう。
文章は、初めに概論を話したあと、詳細の各論を述べていくものです。関係ない話を入れたら伝わりません。

◎NGの理由
・本当に言いたいことが伝わらない。
・話が脱線する。

◎改善策
・概論から各論の法則を使う。
・タイトルと記事の関係は一致させる。
・１つの見出しと見出しの中の本文の関係を一致させる。
・最悪、「少し脱線しますが」というフレーズを書く。

結論の抽象度が高すぎて机上の空論

抽象的な言葉を使うのはやめましょう。
抽象度の高い言葉の例です。

◎例
「効率化します」「率先して行動します」「次から意識します」「以降徹底します」「頑ります」

◎NGの理由
・言っただけで実際何もしない。
・無意味、無価値。

◎改善策
・アクションは全て具体的に書く。
・次の3STEPを実施する。

とりあえず箇条書き

箇条書きで文章を書くのは、一見分かり易すいように見えますがやめましょう。

◎NGの理由
・構造化しなら情報整理できなくなる。
・書いてるだけで、思考停止になっている。
・頭が悪くなる。

◎改善策
・構造化して文章化する。
・「■」「◎」「・」を使い分ける。今回の記事は「◎」「・」を使っています。

タイトルに「～について」

よくメールを書くときにも、タイトルに「○○の件について」と書いたりしますが、やめましょう。

◎例
NG：社員旅行について
OK：【相談】社員旅行のスケジュールについて決めたいです

◎NGの理由
・タイトルを見ただけで、何を言いたいのか分からない。　
・「～について」は逃げです。

◎改善策
・タイトルだけ、本文の予測が出来るようにする。
・【相談】【共有】【報告】【提案】【依頼】のどれかをタイトルにつけましょう。

自分の意見が入った提案が無い

【提案】こそ最も価値がある文章です。自分の意見をいれて提案しましょう。

◎NGの理由
・事実だけを伝えるだけになっていると、言われたことだけやる人になる。
・自分がどうするのか考え続けている人との差がつく。

◎改善策
提案分を書き続け市場価値を上げる

◎改善策
　タイトルだけ、本文の予測が出来るようにする。

まとめ

まとめです。

以上です。
ありがとうございました。